Prasknite digitálnu brblinu
Transformácia, explikácia, integrácia… O digitalizácii firemných procesov sa hovorí tak veľa, až by z toho človeka rozbolela hlava. Na jednej strane majitelia firiem úplne nerozumejú tomu, čo by im mala priniesť, a na strane druhej to dodávatelia nedokážu ľudsky a zrozumiteľne vysvetliť. Vzniká tak bublina plná brblania a cudzích výrazov, ktorá škodí obom stranám. Čo keby sme túto brblinu spoločne praskli?
Ako začali s digitalizáciou firmy Pilulka, eD system a ďalšie?
COO, Pilulka
Pilulka nie sú len lekárne, ale hlavne technologická spoločnosť. Začala s digitalizáciou logistiky a toku dokladov spojených so zásobovaním, a dodnes neustále zlepšuje procesy – tak, aby nespomaľovali biznis.
CEO CZ/SK, DoDo
DoDo doručuje zásielky v mestách. Keďže je mestská logistika hlavne o dokonalom a svižnom plánovaní, digitalizácia je tu zásadná - od cash managementu, cez nákladové workflow až po HR agendu.
E-comm director, eD system
eD system je popredný distribútor širokého sortimentu od serverov až po tonery a to od viac než 300 svetových značiek. Pri takomto množstve tovaru považujú za kľúčovú digitalizáciu produktového katalógu a obchodných dokladov.
CFO, PRO-DOMA
Druhý najväčší distribútor stavebných materiálov v ČR s viac ako stovkou predajní. Prvým veľkým krokom k digitalizácii bolo v PRO-DOMA digitalizovanie prijatých faktúr. Teraz digitalizujú aj obchodné prípady, zmluvy, a tiež zavádzajú EDI.
CMO, Travel FREE
Travel FREE je európska jednotka v predajniach na hraniciach. Prevádzkuje vyše 70 predajní a podnikanie jej uľahčuje napríklad digitálna kancelária, digitalizácia obchodných dokladov alebo online registrácia zákazníkov do vernostného programu.
Inšpirovali ste sa a chcete prasknúť digitálnu brblinu aj u vás vo firme?
Čo mi digitalizácia naozaj prinesie?
Ušetríte peniaze a zbytočnú prácu. Jasné, to hovoria všetci dodávatelia systémov. Lenže ono to tak naozaj je. A toto je len časť výpočtu prínosov:
lepšia organizácia práce
odstránenie papierov z procesov
zníženie chybovosti zamestnancov
detailný prehľad
o činnostiach
prehľadnejšia komunikácia
informácie v reálnom čase
nižšie vynaložené náklady
rýchlejšie odbavenie objednávok
menšia potreba ľudských zdrojov
konkurenčná výhoda
Vo firmách to potom konkrétne vyzerá napríklad takto:
V MALLe ušetrili už vyše 13 miliónov Kč
Vďaka 100% schvaľovaniu objednávok a faktúr elektronickou formou dokázal MALL len za uplynulý rok ušetriť 4 mil. Kč.
S dodávateľmi komunikujú len elektronickou formou – majú tak úplný a transparentný prehľaď o jednotlivých dodávateľoch a vďaka včasným informáciám dokážu reagovať operatívne.
Ve Světluške odbavia objednávku za 15 minút
Pomalé odbavovanie objednávok pri ich raste je úplne nevyhovujúce. V Světluške si dali zakresliť sklad do grafickej podoby, označiť regály a priehradky kódmi, takisto všetok tovar a zaviedli čítačky čiarových kódov. Vďaka tomu znížili chybovosť na 2,5 % a zrýchlili dvojnásobne expedíciu.
V Morosystems spracujú faktúru za 5 minút
Keby tesne pred covidovým lockdownom nezačali v Morosystems prijímať a schvaľovať faktúry digitálne a automaticky, nedokázali by si predstaviť, ako by to všetko zvládli. Vďaka tomu, že nemusia faktúry tlačiť a zháňať podpisy zdĺhavo po firme, ušetria 60 hod. práce mesačne.
Kde môžem s digitalizáciou začať?
Nie je to o tom kúpiť robota, ktorý bude otvárať dvere a variť kávu. Nie je to o investíciách za milióny. Začnite postupne. Napríklad tým, že budete mať všetky doklady na dosah kliknutia myšou počítača.
Tu je pár tipov, kde môžete začať:
Zbierajte prichádzajúce faktúry v jednom e-maile
Založte si jednu e-mailovú adresu, kde budete zbierať všetky prichádzajúce faktúry. Následne môžete pomocou automatu z týchto faktúr prevádzať údaje do štruktúrovaných dát, s ktorými môžu pracovať v učtárni. Nemusíte nič tlačiť a z učtárne budú rozosielať faktúry konkrétne vybraným schvaľovateľom. Už žiadne behanie po firme a ručné podpisovanie. Všetko online a v jednom rozhraní.
Zaveďte do skladu čítačku čiarových kódov
Ak máte sklad, tak určite viete, že hľadať tovar s vytlačenou objednávkou v ruke je zdĺhavé a vysoko chybové. Zadovážte si čítačku s programom skladovej evidencie. Vďaka snímaniu čiarových kódov na tovare a evidovaniu v programe, budete mať prehľad o tovare. A keď vám sklad narastie a vy budete potrebovať toky tovaru už riadiť a nie len evidovať, jednoducho prejdete na skladový systém (WMS). Ten navádza skladníkov po sklade, stráži hladiny zásob, kontroluje exspirácie na tovare a veľa ďalšieho.
Dodávajte do Alzy alebo MALLu svoj tovar
Chceli by ste dodávať tovar do veľkých e-shopov, ale nemáte prostriedky na to, aby ste naplnili ich požiadavky na elektronickú výmenu dokladov? Zaobstarajte si webEDI, stojí pár eur mesačne, funguje v internetovom prehliadači a pomocou neho naplníte požiadavky veľkých hráčov na trhu. Digitalizujte jeden proces a majte vystarané.
Posielajte ponuky zákazníkom automaticky
Ak zbierate e-maily svojich zákazníkov na webe pomocou formulárov a ukladáte ich do databáze svojho podnikového systému, začnite na ne posielať automatizované ponuky. Vopred pripravené e-maily budú odchádzať v nastavených intervaloch a budú tak šetriť prácu a čas obchodníkom, ktorí sa nemusia starať o túto administratívu.
Tak sa zastaví svet. Teraz vážne – dnes už bez internetu funguje máločo a cloudové služby sú od jeho fungovania závislé, takže rýchly a stabilný internet by mal byť neoddeliteľnou súčasťou každej spoločnosti. Je možné vytvoriť scenáre, keď sa pri páde internetu spustí systém na vlastnom serveri v tzv. offline režime. Problém to však rieši čiastočne (a sú to náklady navyše). Najlepším riešením je mať spoľahlivého providera internetového pripojenia s podporou 24/7.
Aj to sa môže stať a stáva sa to. Avšak pokiaľ služba nebeží na serveri Lojza niekde z hornej dolnej, tak sú takéto pády ojedinelé. Prevažne sa bavíme o serveroch gigantov, ako sú Microsoft, Google alebo Amazon, ktorí majú vytvorené zálohy a sú schopní v prípade pádu pôvodného serveru v priebehu niekoľkých minút prepnúť na server záložný.
Môže a nemusí. Kedysi bolo v obľube kupovať predražené veľké systémy, ktoré následne spoločnosti využívali na 20 % (napríklad). Dnes je filozofia iná. Menšie cloudové softvéry za zlomok ceny dokážu úplne zastúpiť tieto veľké systémy. Môžete tak začať s digitalizáciou niektorého zo svojich procesov a vyskúšať si, ako všetko funguje a čo to prináša – začnite napríklad s online skladovou evidenciou.
To si taxikári hovorili tiež, potom prišiel Uber a oni boli nútení vyraziť do ulíc. To nebol najlepší príklad, priznávame. Tak napríklad: určite ste aspoň raz navštívili web, ktorý vyzeral ako šablóna z wordu, na mobile nefungoval vôbec a dátum poslednej aktualizácie v pätičke bol z konca minulého storočia. Takýto web ťažko predá. Evidentne zaspal dobu. A tak je to aj s tou digitalizáciou. Skôr či neskôr vás doženie (a predbehne konkurencia). Digitalizácia nie je revolúcia, ale evolúcia.
Spoločnosti ako Amazon, Google alebo Microsoft každý rok vložia miliardy dolárov do zabezpečenia svojich serverov. A ak sa nájde niekto, kto je schopný dáta ukradnúť aj takýmto nadnárodným velikánom, tak verte, že prelomiť váš firemný server preňho bude hračka. Samozrejme obava z úniku dát je na mieste, preto ale všetci poskytovatelia cloudových služieb pravidelne podstupujú penetračné testy, ktoré majú odhaliť slabé miesta. Priebežne tak zlepšujú svoju obranyschopnosť.
Tým vo videu hore sme už s procesmi pomohli
